8h00 : La Journée Commence

Marie est responsable administrative dans une PME de 25 personnes. Son quotidien ressemble peut-être au vôtre : jongler entre emails, saisies, relances, reporting. Voyons ce que l'automatisation change concrètement.

❌ Sans Automatisation

8h30 — Les emails

Marie ouvre sa boîte : 47 emails. Elle passe 45 minutes à trier, transférer aux bonnes personnes, copier des informations dans Excel pour le suivi.

10h00 — La saisie

Un client appelle pour une commande. Marie note sur papier, puis ressaisit dans le CRM, puis dans le logiciel de facturation, puis envoie un email de confirmation.

11h30 — Les relances

Marie ouvre son fichier de suivi. 12 factures impayées. Elle prépare 12 emails de relance, un par un, en vérifiant les montants et les dates.

14h00 — Le reporting

Le directeur veut les chiffres du mois. Marie ouvre 4 fichiers différents, copie-colle, reformate, vérifie les totaux. 2 heures de travail.

16h30 — L'onboarding

Un nouveau client a signé. Marie prépare le dossier : création de compte, envoi des accès, planification de l'appel de bienvenue, mise à jour du CRM.

17h30 — Bilan

Marie a passé 5h sur des tâches répétitives. Elle est fatiguée, frustrée. Les dossiers importants attendent encore.

✅ Avec Automatisation

8h30 — Les emails

Les emails clients sont automatiquement catégorisés. Les demandes de devis créent une fiche dans le CRM. Les réclamations sont tagguées "urgent" et assignées à la bonne personne.

10h00 — L'appel client

Marie parle au client, note la commande dans le CRM. La facture se génère automatiquement. Le client reçoit sa confirmation. La compta est synchronisée.

11h30 — Les relances

Les relances partent automatiquement selon un calendrier défini : J+7, J+15, J+30. Marie ne gère que les cas particuliers signalés par le système.

14h00 — Le reporting

Le dashboard est à jour en temps réel. Marie l'envoie en un clic. Elle utilise le temps gagné pour analyser les tendances et proposer des améliorations.

16h30 — L'onboarding

Le nouveau client a signé électroniquement. Le workflow s'est déclenché : compte créé, accès envoyés, call de bienvenue planifié automatiquement.

17h30 — Bilan

Marie a traité des dossiers complexes, formé un collègue, proposé une amélioration de process. Elle part à l'heure.

Les 5 Automatisations les Plus Demandées

D'après notre expérience, ces automatisations ont le meilleur ratio effort/impact :

1. Synchronisation CRM ↔ Compta Fin des doubles saisies. Un client créé dans le CRM existe automatiquement en compta.

2. Création automatique de devis/factures Templates pré-remplis, calculs automatiques, envoi en un clic.

3. Notifications et alertes métier Stock bas, facture impayée, contrat qui expire : l'info arrive avant le problème.

4. Reporting automatisé Tableaux de bord temps réel, rapports générés et envoyés automatiquement.

5. Onboarding client/employé Checklist automatique, emails programmés, création de comptes synchronisée.

Ce Qu'on Ne Peut Pas Automatiser

Soyons honnêtes : tout n'est pas automatisable. Et c'est tant mieux — l'automatisation libère du temps pour les tâches à haute valeur.

• La relation client : l'empathie, la négociation, le conseil
• Les décisions stratégiques : l'analyse, l'intuition, le jugement
• La créativité : l'innovation, la résolution de problèmes complexes
• Les exceptions : les cas particuliers nécessitent du jugement humain

L'automatisation libère du temps pour ces tâches à haute valeur ajoutée.

Par Où Commencer ?

Pas besoin de tout automatiser. Un workflow qui fait gagner 30 min/jour = 10h/mois. La méthode qui fonctionne :

1. Identifiez LA tâche la plus répétitive Celle qui vous agace le plus. Celle que vous repoussez.

2. Mesurez le temps perdu Combien de minutes par jour ? Par semaine ? Par mois ?

3. Automatisez ce point précis Un quick win qui prouve la valeur de l'approche.

4. Itérez Passez à la tâche suivante. Construisez progressivement.

Prochaine Étape

Quelle est la tâche répétitive qui vous pèse le plus ?

On peut en discuter ensemble et voir si l'automatisation est pertinente — et si oui, par où commencer.

Voir si l'automatisation s'applique à mon cas →